Au sein de notre équipe, vous occuperez un rôle essentiel de soutien administratif. Vous assurerez la mise en page et la diffusion de documents importants, la coordination de la logistique des rencontres, ainsi que la circulation fluide de l’information entre les services, les partenaires et la clientèle.
Responsabilités principales:
- Effectuerez la mise en page, la révision et l’envoi des documents comptables (états financiers, feuillets fiscaux, etc.)
- Serez responsable de la saisie de données, de l’assemblage et de l’envoi de formulaires et rapports
- Concevrez, rédigerez et corrigerez des documents variés : lettres, présentations, procès-verbaux, bulletins, etc.
- Assurerez le traitement du courrier (postal et électronique), la coordination de sa circulation et le suivi aux personnes concernées
- Répondrez aux appels, courriels et demandes d’information, en offrant un service professionnel et orienté client
- Organiserez les réunions, réservations et logistique (locaux, matériel, documents, inscriptions, etc.)
- Numériserez, photocopierez, assemblerez et classerez des documents, en assurant la qualité des envois
- Maintiendrez des systèmes de classement efficaces, manuels ou informatisés
- Participerez occasionnellement à des réunions ou événements externes, en assurant un soutien administratif sur place
- Tiendrez à jour diverses listes, procéderez à des fusions de données, compilerez des statistiques et ferez les suivis requis
- Appuierez la secrétaire-réceptionniste lors de pauses ou d’absences (accueil, courriel, téléphone, courrier)
- Pourrez être amené(e) à prêter main-forte à d'autres services, selon les besoins
- Tiendrez un cahier de procédures à jour pour assurer la continuité et la clarté des tâches