Sous la supervision de la directrice de l’administration et des finances, l’analyste paie et administration s’assure de l’exécution et de l’atteinte des objectifs de l’organisation. Le titulaire du poste participe activement au processus de fin de mois et est responsable de la gestion de la paie. Il s’assure de l’exactitude des données de la paie et produit les paies des employés en conformité avec la convention collective. Il prépare les relevés et les formulaires requis à l’administration de la paie et de l’assurance collective. Il effectue également de la comptabilité générale, s’occupe de la facturation et des comptes à payer. Il fait de la tenue de livres, vérifie la comptabilité générale et prépare le rapport de taxes pour les syndicats locaux et spécialisés ainsi que pour l’organisation. Il prépare des analyses financières, produit des rapports et participe à la production des états financiers.
Responsabilités :
L’analyse de paie et administration peut se voir octroyer une partie ou l’ensemble des responsabilités de la tâche, en fonction des besoins et des priorités de la fédération. Les responsabilités peuvent varier selon les besoins du service de l’administration et des finances.
Gestion de la paie
- Maintien à jour les fiches des employés dans le système de la paie et effectue les changements dans les systèmes de paie en collaboration avec le fournisseur.
- Traite tous les documents pertinents reliés à la bonne gestion du dossier d’un employé et la gestion des banques de vacances, d’absence et de maladies selon les conventions collectives et les politiques internes.
- Coordonne et traite la paie toutes les deux semaines en s’assurant de l’exactitude des configurations et des données ainsi que de la conformité législative.
- Effectue les différentes écritures comptables relatives à la paie. Prépare les différents rapports requis par les services internes tels que les rapports d’absence, de productivité, d’effectifs et tous autres rapports requis.
- Prépare les demandes de déboursés pour les différents programmes de ressources humaines tels que DAS, versements à la CNESST, REER collectif, assurance collective, paie de vacances, etc.
- Prépare les différents rapports destinés aux autorités gouvernementales reliés à la paie telle que CNESST, loi 90, CNT ou autres et, participe à l’émission et à la conciliation des T4 et Relevés 1 de fin d’année.
- Prépare la paie pour des clients, transmets l’information à l’institution bancaire et achemine les relevés aux bénéficiaires.
- Effectue les écritures de journal, de salaires et les analyses des comptes de grand livre et concilie les différents registres de paie avec les comptes de grand livre.
Comptabilité général
- Effectue la tenue de livres de syndicats locaux et spécialisés et de clients du service de comptabilité et de fiscalité.
- Concilie les comptes, fait des analyses, prépare les documents nécessaires pour les états financiers, calcule et prépare les chèques, complète divers rapports et répond aux demandes d’information des élus et des clients.
- Saisit les factures des comptes fournisseurs à l’aide d’un logiciel comptable et prépare l’envoi des chèques.
- Fait les encaissements clients et les suivis de collection nécessaires. Envoie les états de comptes mensuels.
- Effectue les conciliations de comptes pertinentes de plusieurs postes comptables, dont principalement la banque, les frais payés d’avance et les auxiliaires (recevables, payables et inventaire), et valide les chèques fournisseurs avant signature des directeurs.
- Prépare en fin d’année les analyses financières nécessaires à la fermeture de l’exercice financier.