En tant qu’employé.e de soutien administratif, vous jouerez un rôle central dans la fluidité des activités du service. Vous assurerez la mise en page et la révision de documents, la gestion des appels et du courrier, ainsi que le classement et la préparation de rapports. Vous contribuerez également à la logistique des réunions, à la coordination d’événements, au suivi des adhésions et commandites, ainsi qu’à la gestion du matériel promotionnel.
Responsabilités principales:
Soutien aux événements et activités
- Coordonner la logistique de nos événements : réservations, fournisseurs, salles, matériel, collations, etc.
- Contacte des producteurs afin qu’ils participent à différentes activités de promotion ou autres et effectue les suivis nécessaires.
- Assurer le suivi des commandites et des inscriptions.
- Préparer les documents, les listes et le matériel promotionnel requis.
- Participer aux rencontres et offrir un soutien sur place lors des assemblés (occasionnellement à l’extérieur).
Communication, rédaction et mise en page
- Rédiger et réviser divers documents (lettres, rapports, bulletins, procès-verbaux, etc.).
- Mettre en page et finaliser des présentations ou communications internes.
- Assurer l’envoi et la diffusion des communications (poste, courriel, en ligne).
- Maintenir à jour les listes, formulaires, fichiers et inventaires.
- Service administratif et soutien aux membres
- Répondre aux appels, courriels et visiteurs, offrir une information juste et chaleureuse.
- Gérer les adhésions et les renouvellements des membres.
- Effectuer des réservations, fixer des rendez-vous et gérer les suivis.
- S’occuper du classement, de la numérisation et du bon ordre général des dossiers.
- Effectuer des sondages, compiler des données et produire des statistiques.
- Gérer ponctuellement une petite caisse pour des dépenses mineures.
Polyvalence et collaboration
- Remplacer à la réception au besoin : accueil, orientation, gestion du courrier.
- Fournir un appui administratif à d’autres services.
- Tenir à jour le cahier de procédures.
- Réaliser d'autres tâches connexes selon les besoins de l’équipe.